Управленческий учет в организации.

Многие российские руководители не имеют четкого понимания управленческого учета на предприятии. Как правило, многие представляют управленческий учет как разновидность бухгалтерского учета и ошибочно считают, что, имея на предприятии такое подразделение, как бухгалтерия, достаточно чтобы контролировать и оперативно управлять фирмой.

В этой статье, автор попытается, как говорится, «на пальцах» объяснить, что такое управленческий учет, как правильно посчитать прибыль и как управлять расходами.

Что такое управленческий учет.

В отличие от бухгалтерского и налогового учета, которые строго регламентированы стандартами и законодательством, управленческий учет ведется в соответствии с информационными потребностями менеджмента конкретной организации. Поэтому существует множество различных подходов к разработке системы управленческого учета, к методам его ведения и даже к самому определению управленческого учета.

Как правило, управленческий учет, разрабатывается для конкретной фирмы, с ее индивидуальными потребностями. И даже подсчет чистой прибыли у каждого руководителя может быть свой.

Как посчитать прибыль.

Для примера рассмотрим, как посчитать прибыль на производственном предприятии, т.к. это более сложный подсчет, чем, например, у торговых предприятий и услуг. Для лучшего понимания, приведем блок схему перемещения активов предприятия.

В данной блок-схеме не указаны возможные перемещения активов между поставщиками и банками, поставщиками и партнерами, покупателями и банками, покупателями и партнерами.

Прибыль можно подсчитать, как правило, двумя способами. Первый и самый легкий, это провести подсчет активов на начало и на конец отчетного периода (периода за который вы ходите узнать свою прибыль). На «пальцах» это можно объяснить следующим образом. На начало месяца у вас в кармане было 100 рублей, а на конец 1000 рублей, значит, в течение месяца вы заработали 900 рублей. Для подсчета прибыли таким методом, необходимо определить участки, где хранятся эти активы. Относительно нашей блок схемы, можно выделить следующие активы:

  1. МАТЕРИАЛЬНЫЕ ЦЕННОСТИ
  2. СКЛАД
  3. КАССА
  4. БАНК
  5. ПАРТНЕРЫ
  6. ДЕНЬГИ В ПУТИ
  7. КРЕДИТЫ
  8. ПОДОТЧЕТНИКИ
  9. ДОЛГ ПОКУПАТЕЛЕЙ
  10. ДОЛГИ ПОСТАВЩИКАМ

1.Материальные ценности – это единственный актив, который не видно на блок схеме перемещения активов. Сейчас попробуем разобраться что же такое материальные ценности в нашем понимании.

Материальные ценности – это товары, которые не участвуют в процессе получения прибыли, т.е. их не покупают для того чтобы потом продать и получить прибыль. Для каждого бизнеса они будут свои. Например, холодильник для магазина бытовой техники будет товаром (если холодильник берется на продажу), а для магазина, который торгует канцтоварами- это будет материальной ценностью. Также к таким активам можно отнести оборудование, офисную технику и т.д. Часть таких активов в бухгалтерском учете называют «Основными средствами».

Данный актив считается как разность между стоимостью данного актива (закупочная цена) и списанием его. С подсчетом поступления таких активов проблем ни каких не возникает – купили какую либо вещь – зафиксировали ее стоимость. А вот со списанием данных активов имеются разногласия. Каждый руководитель хочет списывать их по своему, один хочет меньше списывать материалов в расходы, чтобы получить (увидеть) больше прибыли, другие хотят списать все сразу, чтобы, по их мнению, видеть более пессимистичную картину. Сразу хочу обратить внимание, что в долгосрочной перспективе, оба таких руководителя получат один и тот же результат! В итоге все эти активы все равно спишутся.

Рассмотрим 3 вида подсчета данного актива:

  1. Бухгалтерский метод основан на постепенном списании данного актива, так называемая, амортизация. В этом случае покупаемому объекту определяется срок службы, и с течением времени данный объект постепенно списывается.
  2. Второй метод основан на моментальном списании данного актива. Как только поступил данный объект в организацию- он тут же списывается.
  3. Третий метод списания (которого придерживается автор) основан на постепенном списании данного актива, по мере оплаты за данный объект.

На самом деле, нет смысла в постепенном списании таких активов, если они в итоге все равно спишутся. Но второй метод плох по другой причине.

Допустим, Вы купили в лизинг автомобиль. Вы его уже получили и на нем работаете. По второму методу подсчета, Вы должные его списать. Но денег Вы за него еще не заплатили, или заплатили частично. И получается, что Вы спишите в расходы деньги, которые Вы еще не заработали!

Поэтому существует третий метод списания, который по мнению автора, самый оптимальный. Вы купили автомобиль, поставили его на баланс, а списываете его по мере оплаты. Как только автомобиль оплачен – его можно списывать в расходы.

Отдельно рассмотрим ситуацию относительно основных  средств. Действительно, иногда интересно посмотреть стоимость основных средств.

Допустим, Вы развиваете фирму и прибыль у вас постоянно очень маленькая из-за того что Вы постоянно тратите деньги на развитие фирмы, например, закупаете новые автомобили для доставки товаров своим клиентам. В главном финансовом отчете Вы списываете данный актив в расходы по мере траты денег на данные автомобили. Но ведь эти автомобили все равно стоят денег и интересно посмотреть сколько же они стоят. В данном случае не подойдут ни какие формулы и законы для подсчета данных активов. Здесь участвует только рынок. Допустим Вы купили хороший японский автомобиль и проработали на нем 15 лет. За этот срок Вы давным-давно, уже окупили данный автомобиль и он отработал свой срок. И по бухгалтерским подсчетам и по управленческим, его цена ноль рублей, но на самом деле, Вы его без особого труда продадите, например, за 100 тыс. руб.

Примерно такую же картину можно рассмотреть в обратную сторону. Допустим, Вы вчера купили новый автомобиль, но не рассчитали свои финансовые возможности, решили его продать. Будет большая удача, если Вы его продадите за цену по которой купили. Как правило, Ваш новый автомобиль потеряет в цене 10-20% стоимости.

Поэтому, правильней считать данные активы отдельно и не смешивать его с главным финансовым отчетом! Можно завести отдельную таблицу с активами, которые Вы считаете основными средствами. Кто то может в них включить даже компьютеры, которые можно продать через 10 лет за 1000 рублей! В этой таблице можно по мере надобности выставлять рыночные цены и смотреть стоимость ваших материальных активов.

3.Склад – это товары, которые предназначены для продажи, и являются главным источником получения прибыли. Чем дороже продать товар, тем больше будет прибыль.

Здесь также нужно обратить внимание на цену, по которой эти товары инвентаризируются. Некоторые считают, что остатки товаров должны считаться по продажной цене. Это неправильно! Ведь в бизнесе закупить товар – это только полдела. Одним из важных этапов бизнеса – это выгодно продать товар. Поэтому нахождение товара на складе не означает, что Вы его продадите и поэтому считать остатки товаров необходимо по закупочной цене (себестоимости).

Нельзя путать эту себестоимость с бухгалтерской себестоимостью, в которую включаются различные расходы, такие как зарплата, налоги, коммунальные расходы и т.д.

Очень важно обратить внимание на списание товара. Тут каждый может решить для себя, по какой цене ему списывать товар. Например, если вы со склада кому то подарили товар, то логично его списать по себестоимости. Но если товар со склада пропал или испортился и его необходимо выбросить, то можно списать товар по продажной цене, т.к. это является упущенной выгодой.

4.Касса –это деньги, которые находятся в кассе.

5.Банк – это деньги, которые находятся на банковском счету фирмы.

Здесь необходимо рассказать еще об одном активе, который может появиться в результате работы банка и кассы. Этот актив можно назвать «ДЕНЬГИ В ПУТИ», он возникает вследствие временных издержек. Например, 31-ого января происходит инкассация денежных средств из кассы в банк. Но в банке эти деньги появятся только 1-ого февраля. Таким образом, если производить подсчет активов на конец месяца (на 31-е января), то получается, что этих денег нет в кассе, но их нет и в банке. Но на самом деле они существуют.

В данном случае необходимо зафиксировать еще один актив «ДЕНЬГИ В ПУТИ». И когда будет происходить инкассация в последний день месяца – деньги будут фиксироваться на данном счете. 1-ого числа следующего месяца деньги будут сниматься с этого счета и отправляться в банк.

6.Партнеры – это Ваши деньги, которые находятся в кассе или банковском счете другой фирмы – фирмы партнера. Например, ваш клиент находится от вас очень далеко и он хочет оплатить ваши услуги наличными деньгами, но приехать к вам и сдать деньги в кассу для него нецелесообразно. Но у вас есть фирма – партнер, которая территориально находится недалеко от вашего клиента. В данном случае клиент может сдать деньги вашему партнеру. А при случае, партнер передаст эти деньги Вам.

7.Кредиты – это деньги, которые Вы дали кому либо в долг (например, сотрудникам)., или наоборот взяли у кого то в кредит.

8.Подотчетники – это деньги, которые Вы дали своим сотрудникам, для покупки каких либо товаров или оплаты услуг. Разница между кредитами и подотчетными деньгами заключается в том, что подотчетные деньги являются потенциальными расходами (как правило, они будут потрачены), а кредиты вернуться к вам в виде денег.

9.Долг покупателей – это денежные средства, которые вам должны ваши клиенты (часто их называют дебиторской задолженностью) . Данный актив является высоко ликвидным, т.к. это фактически ваши деньги. Эта ликвидность нарушается, только невозможностью клиента вернуть эти деньги. Например, клиент обанкротился, и всех его активов не достаточно чтобы погасить задолженность. В данном случае эти деньги придется списать.

Данный актив требует постоянного мониторинга, т.к. клиенты, как правило, не спешат с оплатой. Поэтому важно правильно составить договор с клиентом, определяющий систему оплаты – срок отсрочки платежа, размер штрафа за просрочку.

10.Долги поставщикам – это денежные средства, которые вы должны поставщикам (часто их называют кредиторской задолженностью). Для хорошей сбалансированности денежных средств, необходимо следить чтобы дебиторская задолженность не превышала кредиторскую.

Мы описали все активы, которые нужно считать при подсчете прибыли. Ниже приведен пример данного отчета.

Как видим, первый способ подсчета прибыли достаточно прост. Для определения прибыли достаточно посчитать активы на начало и конец отчетного периода.

Недостаток данного отчета заключается в том, что в нем не видно качество полученной прибыли. Не видно механизмов, с помощью которых можно эту прибыль увеличить. Поэтому необходим второй вид отчета, который показывает прибыль относительно движения товаров и денежных средств.

Ниже приведен пример такого отчета.

Для понимания этого отчета, покажем «на пальцах» принцип формирования данного отчета. Допустим, у Вас было 100 руб. Вы их потратили на покупку старого компьютера. Вы на нем напечатали реферат и продали реферат за 1000 руб. Чтобы сделать этот реферат, за 1000 руб., вы потратили 100 руб, значит Вы заработали 900 руб.

В данном отчете, в отличие от предыдущего, Вы видите, как Вы заработали деньги. Здесь Вы можете сделать вывод, что если увеличить количество продаваемых рефератов, то Вы увеличите прибыль.

Теперь рассмотрим подробно приведенный отчет. Как мы выяснили, один из самых главных показателей формирующих прибыль – это  суммовое выражение реализованных товаров и услуг. А если точнее, то наценка на эту продукцию. Например, Вы купили холодильник за 10000 руб, продали Вы его за 11000 руб., значит наценка составляет 1000 руб. Если от этой суммы отнять финансовые и материальные расходы, то и получится прибыль. В приведенном отчете, эти показатели выделены красным цветом.

«Отгружено товаров» - это сумма всех проданных и списанных товаров. Она складывается из сумм: «Реализовано товаров», и «Списание». Реализовано товаров – это сумма проданных товаров, за которые Вы получите деньги.

«Закуплено проданных товаров» - это сумма потраченная на закупку товара, который был отгружен. Она складывается из суммы «Закуплено товаров» (это все закупки за данный период) и «Закуплено но не продано» (это суммовая разница товаров на начало и конец отчетного периода, эту сумму можно увидеть в отчете подсчета прибыли по активам).

«Финансовые расходы» - это деньги, потраченные на какие либо цели: зарплата, коммунальные расходы, налоги и т.д.

«Амортизационные отчисления» - это сумма списания материальных ценностей.

«Списание» - это отгрузка товаров без оплаты. Например, подарки, недостача, брак и т.д.

 «Рентабельность продаж» - это показатель, показывающий процент наценки на закупленный товар.

«Общая рентабельность» - это рентабельность всего бизнеса. В отличии от рентабельности продаж, в ней учитываются все финансовые расходы. Если общая рентабельность положительна, то бизнес прибыльный.

Как управлять расходами.

Чтобы управлять расходами, необходимо ввести такие понятия как бюджетирование и планирование.

Как правило, спланировать все расходы в крупной организации практически не возможно, в какой то момент обязательно появятся непредвиденные расходы. Поэтому, приходится какие то расходы урезать. Чтобы быстро и правильно можно было перепланировать расходы, необходимо вводить бюджетирование.

Любое предприятие можно разделить на подразделения, у которых есть ответственные лица, и которым необходимы финансы для решения своих задач. Например, отдел кадров, может дать информацию, сколько денег необходимо на зарплату и на отпускные. Бухгалтерия сможет дать информацию, сколько необходимо денег на налоги. Таким образом, каждое подразделение может предоставить информацию о своих расходах. На основании этой информации и составляется бюджет.

Каждому ответственному лицу необходимо дать доступ к информации, которая показывает текущие расходы их подразделения. Это необходимо, чтобы руководители занимались самоконтролем.

При выдаче денег из кассы или банка, также необходим контроль. Если бюджет подразделения исчерпан, то такую операцию необходимо блокировать. В данном случае, руководитель фирмы должен проанализировать текущие расходы, и если требуемый платеж очень важен, то урезать расходы в других подразделениях, у которых расходы не имеют большой важности.

Такой подход в регулировании расходов, позволяет получать стабильную прибыль.

Яндекс.Метрика